د شاخص دفتر څه شی دی او څه توپیر لري؟
د شاخص دفتر، چې د دارالانشاء د لارښود دفتر په نوم هم یادیږي، سازمان ته د راغلو ایمیلونواو مکتوبونو رارسیدل یا نه رسیدل ثبتوي او پدې توګه د لیکونو شاخص شمیره په اسانۍ موندلو کې مرسته کوي. له همدې امله، د شاخص دفتر د شاخص د یو ډول معاون دفتر په توګه ګڼل کیدی شي. د دې دفتر د کارولو لپاره، د دارالانشاء د چارواکو لخوا د شاخص په دفتر کې د راجستر کیدو سربیره، راتلونکی لیکونه هم باید د شاخص دفتر کې ثبت او شمیرل شي.
د شاخص دفتر هغه وخت کارول کیږي کله چې د راغلو لیکونو شمیر او د سازمان د لیکونو شمیر لوړ وي او د شاخص دفتر ته ګړندي لاسرسی ممکن نه وي. پدې حالت کې ، د سازمانونو لپاره بدیل حل د شاخص دفتر کارول دي. د شاخص په کتاب کې هره پاڼه معمولا په دری برخو او کالمونو ویشل کیږي، کوم چې دا دي:
لیک لیږونکی
د شاخص کتاب شمیره (د شاخص کتاب کې ورته قطار شمیره)
د شاخص دفتر (دفتر اند یکاتور)
مسلسله شمیرهد تیرو شیمرویادونهد صادریدو
نیټه
مرجعد مکتوب موضوع
( خلص مطلب)
ضمایم
د لیک ترلاسه کېدو شمیره او لاسلیک
د شاخص دفتر فورمې مشخصات څه دي؟
یو ساده شاخص کتاب معمولا د راتلونکو لیکونو او وتلو لیکونو لپاره دوه جلا بڼې لري. د راتلونکو لیکونو پورې اړوند برخه لږترلږه 5 اصلي کالمونه لري چې د قطار شمیره (د شاخص د ثبت شمیره)، د ثبت نیټه، د لیک ترلاسه کوونکي، د لیک توضیحات او د راتلونکی لیک شمیره پورې اړوند معلومات داخلولو لپاره کارول کیږي، په ترتیب سره.
د راتلونکو او وتلو لیکونو اړوند نور معلومات چې د شاخص په دفترونو کې ثبت شوي دي عبارت دي له:
مسلسله شمیره: دلته دا د شاخص شمیره ده چې د هر کال په پیل کې د لومړي نمبر څخه پیل کیږي او د کال په پای کې پای ته رسیږي ترڅو بیا له یو څخه پیل شي.
د پخوانیو شمیرو یادونه: په دې کالم کې، که چیرې د ثبت شوي لیک په اړه په اداره کې تاریخ یا لیک شتون ولري، یادونه کیږي.
نیټه: په دې کالم کې، د لیکونو د ترلاسه کولو یا لیږلو دقیق نیټه (ورځ، میاشت او کال) ثبت شوی.
ضمیمې: د ضمیمو شمیر باید پدې کالم کې ذکر شي.
د لیکونو خاوندان: د لیکونو مالکین د هغه سازمان یا واحد نوم ته ویل کیږي چې لیک یې لیږلی.
د مکتوب موضوع: په دې برخه کې د مکتوب موضوع یا لنډیز لیکل کیږي.
راجع کول: پدې برخه کې د هغه شخص یا سازماني واحد نوم چې د لیک پیل کونکی دی او لیک ورسره لیکل شوی راجع کیږي.
د ترلاسه شوي مکتوبونو شمېره او نیټه: پدې کالم کې د ترلاسه شوي لیک شمیره او د ترلاسه کولو نیټه ذکر شوي.
د صادرېدو نېټه: په دې کالم کې د مکتوب د صادرېدو نېټه په دقيقه توګه (ورځ، مياشت او کال) ليکل شوې ده.
کاپي: په اداري مکتوب کې کاپي د صادر شوي مکتوبونو لپاره ساتل کیږي او که چیرې یو مکتوب د اصلي ترلاسه کونکي سربیره کاپي ترلاسه کونکي ولري ، د دوی نومونه پدې کالم کې ثبت کیږي.
د شاخص کتاب مخکینۍ شمیره: دا کالم د شاخص کتاب پخوانیو شمیرو او مخونو ته اشاره کوي او د شیانو ثبتولو لپاره کارول کیږي لکه تعقیب، بیرته راګرځول او بیرته راګرځول.
د شاخص کتاب راتلونکی نمبر: دا کالم د شاخص کتاب راتلونکو شمیرو او مخونو ته اشاره کوي، او د راتلونکي لیکونو پورې اړوند لیکونو شمیره په کې ثبت شوي.
د دوتنې (صادریدو)شمېره: په دې برخه کې، د ارشیف فایل شمیره یا کوډ د مکتوب اړوند ثبت شوی.
د لیک شمیره: د شاخص په دفتر کې د لیک شمیره په حقیقت کې د سازمان د شاخص دفتر د قطار شمیره ده چې لیک یې لیږلی یا ثبت کړی.
د شاخص کتاب څنګه بشپړ کړئ؟
د شاخص دفترونه لوی ښکاري او ممکن دا تاثر ورکړي چې دوی سره کار کول خورا ستونزمن دي. مګر په حقیقت کې داسې نه ده او د شاخص دفتر سره کار کول اسانه دي. که تاسو د دې دفترونو پاڼې وګورئ، تاسو به وګورئ چې دوی یو ځانګړی ترتیب لري او ځینې یې په راتلونکو لیکونو پورې تړاو لري او ځینې یې د ادارې څخه د وتلو مکتوبونو پورې تړاو لري. د دې کتابونو هره پاڼه په څو کالمونو سره په مختلفو برخو ویشل شوې ده، او د دغو کالمونو څخه هر یو د مکتوبونو د معلوماتو له یوې برخې سره تړاو لري.
د یوې ادارې ټول لیکونه، دواړه بهر ته تلونکي او راتلونکی، د شاخص کتاب په پاڼو او کالمونو کې ثبت شوي. د دې هدف لپاره، وروسته له دې چې دارالانشا مکتوب ترلاسه کړي، لومړی د عمل ځای (ریفرل) مشخص کوي او بیا یې د نوم لیکنې رییس ته وړاندې کوي. دا شخص باید د متن نیټه، موضوع، د متن لنډیز، هغه شخص چې دا یې ترلاسه کړی، ایا دا خپور شوی یا ترلاسه شوی، او هغه وخت چې یو لیک موسسې ته ورسید او د عمل لپاره اړونده چارواکي ته واستول شي، په کالمونو کې ولیکي. د شاخص کتاب او د کتاب شمیره (د شاخص شمیره) په لیکونو کې واچوئ.
د شاخص نوټ بوک پاڼې بشپړ شوی مثال
د شاخصو دفتر (دفتر اندیکاتور)
مسلسله شمېرهد صادرې شمېرهنېټهد وارده شمېرهموضوع
(خلص مطلب)
لیږونکی
(مرسل)
اخیستونکی
(مرسل الیه)
ضمايم
د دې مسلې د روښانه کولو لپاره باید یادونه وشي چې صادر شوي مکتوبونه هغه مکتوبونه دي چې د ادارې لخوا نورو طبیعي او قانوني اشخاصو ته صادر شوي. مګر برعکس، په راتلونکو لیکونو کې ټول هغه لیکونه شامل دي چې د سازمان څخه بهر خپل منزل ته لیږل شوي. په دې ډول لیکونو کې باید د مکتوبونو معلومات په داسې ډول ثبت شي چې د دوی ټول مهم معلومات پکې شامل شي ترڅو په راتلونکي کې پرته له کومې ستونزې تعقیب شي.
ایا تاسو پوهیږئ چې د شاخص کتاب څو کاله ساتل کیږي؟
عموما، په سازمانونو کې د شاخص دفتر ساتلو موده 15 کاله ده، او سازمانونه باید ډاډ ترلاسه کړي چې د شاخص دفتر په دې موده کې ویجاړ شوی او ورک شوی.
د شاخص دفتر لپاره غوره بدیل څه دی؟
د سافټویر پرمختګونو او د ډیری پروسو بریښنایی کولو له امله، د شاخص دفتر کارول په سکرترانو کې د لیک ثبتولو او اداره کولو لپاره یو پخوانی حل ګڼل کیږي؛ د شاخص دفتر لپاره غوره بدیل وسیلې ځانګړي سکرتریت سافټویر دي. د Fragastar سکریټریټ سافټویر د Fargastar اداري اتومات سیسټم یو له اصلي او اساسي فرعي سیسټمونو څخه دی او د اداري لیکې فولډر او د دې سیسټم نورو فرعي سیسټمونو سره بشپړ ادغام لري.
په دې مقاله کې، تاسو ولولئ چې د شاخص دفتر څه شی دی او د څه لپاره کارول کیږي. د شاخص کتابونو کارول د اداري لیکونو اداره کولو او تعقیب لپاره یوه پخوانۍ او لارښود لاره ده. د دې مکتوبونو د ډیجیټل کیدو له امله ، د دې دفترونو کارول کمیږي ، او ډیری شرکتونه او سازمانونه د لیکونو راجسټر کولو او تعقیب لپاره د شاخصونو پرځای د فریګاسټر سکریټریټ سافټویر په څیر سافټویر کاروي. که تاسو غواړئ د خپل کارپوریټ لیکونو اتومات کولو ، راجسټر کولو او تعقیب لپاره د Fragastar حل په اړه نور معلومات ز په مکرر ډول پوښتل شوي پوښتنې
د شاخص دفتر څه شی دی؟
د شاخص دفتر هغه دفتر دی چیرې چې د یوې ادارې د ټولو لیکونو پورې اړوند معلومات ثبت کیږي ترڅو په راتلونکي کې د دوی تعقیب او ثابت کړي. د شاخص دفتر د لیکونو پیژندل اسانه کوي او غوره یې جلا کوي.
د شاخص شمیره څه ده؟
د شاخص شمیره معنی د مسلسله شمیره ده چې د هر کال په پیل کې د لومړي نمبر څخه پیل کیږي او د کال په پای کې پای ته رسیږي ترڅو بیا له یو څخه پیل شي.
د شاخص دفتر او د شاخص دفتر ترمنځ څه توپیر دی؟
د شاخص کتاب یو ډول مرستندویه شاخص کتاب دی چې سازمان ته د شمیرو راتلونکو بریښنالیکونو رسیدل ثبتوي او د لیکونو شاخص شمیره په اسانۍ موندلو کې مرسته کوي. پداسې حال کې چې د شاخص دفتر د ټولو لیکونو څخه ډیر بشپړ معلومات ثبتوي.
کوم ځانګړتیاوې د شاخص په کتاب کې ثبت شوي؟
د شاخص په کتاب کې لږترلږه 5 ډوله اصلي ځانګړتیاوې ثبت شوي چې د مسلسله شمیره (د شاخص د ثبت شمیره)، د ثبت نیټه، د لیک ترلاسه کوونکی، د لیک توضیحات او د راتلونکی لیک شمیره دي. نور توضیحات چې د شاخص په کتابونو کې ثبت شوي دي عبارت دي له: مسلسله شمیره، د پخوانیو شمیرو ذکر (د اړوندو لیکونو شمیر)، نیټه، ضمیمه، د لیکونو مالک، د لیک موضوع، حواله، د راتلونکو لیکونو شمیره او نیټه، د مسلې نیټه، او نور.