تعریف و وظایف محاسبه
1. تعریف محاسبه: درکتوب قدیم محاسبه را فن ثبت، جمع آوری، طبقه بندی، تحلیل(حل کردن) و تجزیه و خلاصه سازی اطلاعات و معاملات مالی تعرف کرده اند. ولی امروز محاسبه را چنین تعریف مینمایند:
محاسبه دانش است که تمام اطلاعات و معاملات مالی را دریک تصدی جمع آوری، شناسایی، طبقه بندی، اندازه گیری، ثبت، تحلیل و تجزیه نموده و به توضیح میگیرد.
2. وظایف محاسبه:
1. درج(داخل کردن) معاملات: این بخش آغاز و اساس سیستم محاسبه را تشکیل داده و درتصمیم آینده رول دارد. مثلاً یک شخص محاسبه میکند که 10000 دالر سرمایه دارد، این معلومات را دریک حساب بنام کیسه ثبت میکند. اینک نظر به آن تصمیم میگیرد که به چی مقدار مواد خریداری کند. جهت درج معاملات در دفاتر حسابی که دریک دفتربنام ژورنال صورت میگیرد باید توجه زیادتر شود در غیر آن حسابدار میتواند یک معلومات غلط را به مدیران ارایه کند که در آینده میتواند تأثیر گذار باشد.
2. صنف بندی و گروپ بندی: بعد ازاینکه معاملات در دفتر ژورنال ثبت گردید جهت خلاصه سازی ضرور است که ابتدا صنف بندی و تجزیه شود، این کار در دفتر لیجر یا کل(کبیر، بزرگ) صورت میگیرد که هر حساب صفحه جداگانه دارد.
3. خلاصه سازی: بعد از صنف بندی پروسه(جریان) خلاصه سازی به خاطر سهولت کار یک تصدی ک صدها معامله را دریک بخش انجام میدهد آغاز میگردد. حسابات فعالیتهای که به ارزشهای پولی ارایه میگردد به کتگوری(طبقه) های ذیل تقسیم میگردند:
1. کتگوری سرمایه
2. کتگوری دارایی
3. کتگوری دُیُون(جمع دَین، قرض)
4. کتگوری حاصلات یا عواید
5. کتگوری مخارج یا مصارف
نوت: سرمایه مقدار پول است که درآغاز یک فعالیت به کارمیرود، مثل پول نقد که توسط آن مواد خریداری میشود. اما دارایی اموالی است که در آغازکار، درجریان کار و بالاخره تازمانکه فعالیت تکمیل میشود به کارمیرود، مثل پول نقد، زمین و تعمیر، ماشین آلات ودیگر لوازم.
تحلیل و تجزیه: برای تحلیل و تجزیه فعالیتها و نتیجه گیری(حساب مفاد و ضرر) یک تصدی به کارمیرد. برعلاوه حساب مفاد وضرر، تمامی سرمایه، اندازه قروض، درآمد و مصارف تصدی را نیزدربرمی گیرد.
استفاده کنندگان معلومات محاسبه
الف-استفاده کنندگان معلومات در داخل تصدی
عبارت اند از هیئت رهبری، آمرین ویا مدیران مؤسسات میباشند. محاسبه وظایف زیادی را درداخل تصدی دارد. مثلاً از محاسبه برای دریافت نتیجۀ تصدی استفاده شده وهمچنان میتواند بهترین وسیلۀ حسابدهی برای آمر تصدی باشد که برای خود و دیگران گزارش حسابی تهیه نموده که آن نشان دهنده فعالیت تصدی است که بصورت درست توسط آمر انجام شده است یا خیر؟ برعلاوه محاسبه بهترین منبع معلومات برای گذشته تصدی است که یک مدیرمیتواند با استفاده ازان دربارۀ تصدی تصمیم گیری وبرنامه ریزی نماید. درپهلوی اینها،بااستفاده ازمحاسبه یک متصدی(صاحب تصدی) میتواند دربارۀ تقسیمات دارایی های ثابت وسیار، سیالیت(پرداخت های به موقع) و دیون معلومات حاصل نموده و تصدی را ازقرضهای زیاد از اندازه محافظت کند. وبالاخره تصدی دراخیر سال متیقن میگردد که به چی مقدارسرمایه را درقسمت دارایی ها سرمایه گذاری نموده درضمن نتیجه تصدی را تثبیت نماید.
ب. استفاده کنندگان معلومات در خارج تصدی
هر فرد یا مراجع(رجوع کننده) ذیدخل حق دارد که در بارۀ امور مالی یک مؤسسه اطلاع حاصل نماید تا براساس آن با مؤسسه داد و ستد کرده و دربارۀ آن تصمیم گیری نماید. استفاده کنندگان خارج تصدی عبارت اند از:
سرمایه گذاران(سهم داران)، قرضه دهندگان، مشتریان(فروشندگان و خریداران اموال)، کارکنان، دولتها و اتحادیه های اقتصادی و تحلیل گران میباشد.
1. سرمایه گذاران: عبارت اند از سهم داران یا شریکان یک مؤسسه میباشند که جهت تصمیم گیری سرمایه نیاز به اطلاعات مالی دارند که در نتیجه جز استفاده کنندگان اطلاعات محاسبه قرار میگیرند. درصورتیکه حاصلات تصدی قناعت بخش باشد آنها سهم شانرا افزایش میدهند ودرغیر آن سهم خود را کم خواهند کرد.
2. کریدتورها(قرضه دهندگان): یک تعداد بانک و یا مؤسسات اعتباری میباشند که برای تصدی ها درصورت قرضه میدهند که قدرت بازپرداخت قرضۀ آنها را داشته باشند.
3. مشتریان: مشتریان نیز برای انجام معامله و ارتباط دوامدار شان با یک تصدی ضرورت به اطلاعات مالی تصدی دارند.
4. کارکنان: این گروه اشخاص برای اینکه محل کار آینده خود را تضمین کرده باشند نیاز به اطلاعات برای شناخت توانایی تصدی دارند.
5. دولت: دولت نیز برای کسب درآمد از طریق مالیات، نظارت برقیمتها و اتخاذ تصامیم به منظورتعادل(برابری) و رشد اقتصادی و برای اجرای قوانین خود ضرورت به اطلاعات مالی تصدیها دارد.
6. اتحادیه های اقتصادی و تحلیل گران: این اتحادیه ها گروه از افرادی میباشند که با استفاده از اعداد و ارقام محاسبوی در ارتباط به وضعیت و حالت اقتصادی راپور و گذارش تهیه کرده و حالات اقتصادی را تحلیل و ارزیابی میکنند. درصورت بروز مشکلات در عرصۀ اقتصادی که بالای امور اقتصادی کشور تأثیر گذار میباشند آنها باهم جمع شده و راه حل را دریافت میکنند.
اساسات قانونی محاسبه
قانون برای اینکه حقوق را میان تصدی ها که بایک دیگر روابط اقتصادی و مالی دارند تأمین کرده باشد موجودیت محاسبه را ضروری دانسته و اجباری پیشنهاد میکند تا هیچ طرف حساب زیان و ضرر نبیند. بناءً دفاتر حسابی جهت تأمین حقوق جانبین درداخل و جارج تصدی باید وجود داشته باشد. قانون تجارت افغانستان دارای یک سلسله مقررات دقیق در مورد محاسبه میباشد که موضوعات ذیل دران درج گردیده است.
• تمامی معلومات به اساس اسناد در دفاتر ثبت گردد و ازتاریخ ثبت الی 15 سال باید حفظ گردد.
• در قانون محاسبه تذکر داده شده است که اشتباهات به حال خود گذاشته شده صرف بالای آن یک خط باریک کشیده شود و اصلاح آن در باورقی رسانده شود.
• جریان حسابی حد اقل سال یک مرتبه در اخیر سال بسته شده و نتیجۀ آن به دولت ، شرکا و سایر معامله داران رسانده شود. چون پروژه ها میتوانند، شش ماهه،یکساله، دوساله ویا چندین ساله باشند.
• برای انیکه برای کنترول کنندگان و مفتشین جهت بازدید و استخراج نتیجه سهولت ایجاد شود باید سیستم محاسبه در یک مملکت یکسان باشد. یعنی قوانین و مقررات یکسان وضع شود.
• هر تاجر مجبور است دارای سه دفتر باشد. یعنی دفتر دارایی، دفتر ژورنال و لیجر.
• قلم خوردگی و تراشیدگی در محاسبه کاملاً ممنوع است.
• در بین سطور(جمع سطر) نباید خالیگاه باشد و خالیگاه های بین سطور باید قید گردد. چون زمانیکه به جای یک محاسب، محاسبی دیگر میآید خالیگاه ها برای او مشکل خلق میکند.
رشته های تخصصی محاسبه
1. محاسبه مالی: این رشته مربوط به مؤ سسات بازرگانی و انتفاعی(سودمندی) که لمتد یا دارای مسؤلیت های محدود هستند میباشد. باستفاده ازین روش میتوانیم نتایج حاصله از فعالیت های تجارتی خود را درقالب صورت حسابهای مالی استفاده نمود.
2. محاسبه صنعتی: صنعت پیشه و کار معنی میدهد. ازینکه فعالیتهای تجارتی تنها در قالب دادو ستد خلاصه نمیشود بلکه استفاده ازمنابع تولیدی و مواد اولیه که کالا ازان تهیه میشود و تبدیل آن به امتعه که چی مقدار سرمایه مصرف میشود نیز ضرورت به ثبت و محاسبه دارد. ازین سیستم برای تعین قیمت تمام شد اجناس استفاده میشود.
3. محاسبه مدیریت: اداره کننده برای اینکه بتواند به اهداف خود دست یابد و فعالیتهای شعبات مختلف را کنترول و بررسی نماید به معلومات نیاز دارد. که این معلومات کمک میکند تارهبران مؤسسات تصمیم گیری و برنامه ریزی نمایند.
1. تصمیم گیری: تصمیم گیری وابسته به سرمایه گذاری و امور مالی است. یعنی زمانیکه سرمایه وجود نداشته باشد نمی توانیم تصامیم خود را عملی کنیم. سرمایه گذاری میتواند به طریقه های مختلف صورت گیرد.مثل سرمایه گذاری از طریق فروش اسهام که یک شخص بنابر اینکه علاقه ندارد در تصدی که سهم دارد کارنماید، سهم خود را گرفته وبه کسی دیگر به فروش میرساند. و سرمایه گذاری غیر.
2. پلان گذاری(برنامه ریزی): اداره کننده براساس معلومات داخلی و خارجی تصدی میتواند برنامه های خود را به درستی طرح نموده و مورد تطبیق قراردهد. محیط خارجی میتواند شامل رقباء، تصدی ها، و مارکیتهای دیگر شود که در مورد آنها و محیط داخلی خود تصدی که شامل سیستم حسابی داخلی و کارکنان میشود مطالعه کرده و برنامه ریزی نماید.
3. کنترول مالی: به کمک کنترول و امور مالی متصدی میتواند فعالیتها و امورات تصدی را جهت حصول(بدست آوردن) اهداف خود سوق دهد.
3. محاسبه دولتی: این سیستم چگونگی ثبت و نگهداری حسابها و فعالیتگاه های دولتی را مورد بحث قرار میدهد که درچوکات قوانین و مقررات صورت میگیرد.سنجش عواید و مصارف دولت که از زمانهای قدیم وجود داشته همزمان با پیشرفت فعالیت دولت ها و حکومت ها این رشته نیز توسعه و پیشرفت کرده است. سنجش عواید و مصارف شامل بخش های ذیل میباشد:
· عواید ومصارف دستگاه های دولتی درقالب برنامه و پلان. یعنی دولت هرنوع مصرف راباید نظر به پلان خود نماید.
· اطلاعات لازم در بارۀ صورت حسابات به منظور تصمیم گیری مدیران.
· بررسی و منترول امور مالی دولت کا فرستادن یک هیئت میتواند صورت گیرد.
· درین رشته محاسبه راجع به عواید دولت، سیستم تأدیات(پرداخت ها، اجرای معاشات و مصارف) همچنان تطبیق بودیجه ازنگاه عادی و انکشافی مورد بررسی قرار میگیرد. بودیجه عادی مثل توزیع معاشات مامورن یعنی کارهای که روزمره بصورت عادی انجام میپذیرد. بودیجه انکشافی مثل تأسیس فابریکات، شرکت ها وغیره.
دوران حسابی
اساس کار محاسبه در قدم نخست از سند شروع میگردد که برای هرمعامله باید سند موجود باشد. اسناد میتوانند طبعی ویا ثانوی باشند. طبعی یعنی بصورت چاپی وجود داشته مثل بل فوشنده یک مال و جدول معاشات. و سند ثانوی جهت ثبوت یک معامله است. مثل سند تسلیم ازگدام. دوران حسابی معاملات با الترتیب عمل نموده و یک دوره مکمل خویش را تکمیل مینمایند:
• ثبت فعالیتهای مالی در دفتر ژورنال(هر روز انجام میشود).
• انتقال و تجزیه معاملات از دفتر ژورنال به دفتر لیجر(حد اقل هفته یکبار)
• تهیه بیلانس آزمایشی. یعنی مساوی بودن دبت و کریدت را ثابت میسازد.(ماه یکبار)
• تعدیل(درست کردن) و اصلاح حساب و انتقال آن از دفتر روزانه(لیجر) به بیلانس آزمایشی.(درموقع نیاز، در آخرین روز دوره مالی)
• تثبیت نتیجه. یعنی تهیه صورت حساب نفع و ضرر.(پایان سال یا دوره مالی)
• تهیه بیلانس اختتامیه که در ختم دوره مالی تهیه صورت میگیرد.
اطلاحات و مفاهیم اساسی محاسبه
1. دارایی ها
تعریف: تمامی اموال ثابت و سیار است از قبیل پول نقد، زمین، ماشین آلات، مواد خام و غیره که در اختیار تصدی قرار دارد. دارایی ها به سه دسته تقسیم میشوند:
1. دارایی ثابت: نوعی از دارایی است که عمرآن طولانی یعنی بیشتر از یک سال مالی بوده و به اساس اسفاده بصورت تدریجی ازبین میرود. مثلاً زمین، تعمیر، ماشین آلات، اثاثیه(کالا و اموال) و غیره
2. دارایی سیار: دارایی است که عمر آن یک سال و یا کمتر ازیک سال بوده و بصورت فوری به پول تبدیل شده میتواند. مثل کسه(پول نقد)، دارایی بانکی، امتعه، طلبات و غیره.
نوت: طلبات مقدار سرمایه است که یک تصدی به تصدی های دیگر و یا اشخاص داده اما طلبات آن باقی مانده است.
3. دارایی نامشهود: دارایی است که شکل فزیکی و قابلیت لمس را نداشته باشد یعنی دیده شده نتواند. این نوع دارایی در اثر مدیریت قوی، رهبری سالم و درست و مهاورت کارکنان بوجود میآید. مثل حق لامتیاز، کسب شهرت تجارتی، سر قفلی و غیره. شهرت به چشم دیده نشده و قابلیت لمس را نیزندارد. ویا در سرقفلی همان امتیاز است که شخص یک دوکان را به قسم سرقفلی گرفته و صلاحیت آنرا دارد که به کسی دیگر به کراه بدهد.
2. دُیُون ها
مجموعه تعهدات یا قروض است که یک تصدی از تصدی های دیگر و یا اشخاص گرفته است که درآینده باید آنرا بپردازد. دیون از نگاه زمان به سه دسته تقسیم میشود:
1. دیون طویل مدت: مدت پرداخت آن بیشتر از یکسال است.
2. دیون متوسط المدت: مدت پرداخت آن یکسال است.
3. دیون قصیر(کوتاه)المدت: مدت پرداخت آن سه ماه الی شش ماه میباشد.
3. سرمایه:عبارت از حق مالک یا مالکان تصدی است که در دارایی شامل بوده و به اساس آن فعالیت میکند و از حاصل تفریق دارایی ها و دیون ها بدست میآید.مثلاً
مجموعه دارایی ثابت = 3500$
مجموعه دارایی سیار = 2800$
مجموعۀ تمام دارایی ها 6300$
مجموعۀ دیون طویل مدت = 2500$ و مجموعۀ دیون متوسط المدت = 1300$ میباشد.
مجموعۀ تمام دیون = 3800$ ، حالا از جموعۀ تمام دارایی ها مجموعۀ تمام دیون را تفریق مینماییم سرمایه حاصل میشود. 2500 = 3800-6300 ، پس 2500دالر سرمایه است.
4. انواع سرمایه:
1. سرمایه شخصی: سرمایه تصدی که مربوط یک شخص بوده و تصدی نیزبنام تصدی شخصی یا خصوصی یادمیشود.
2. سرمایه غیر: سرمایه است که از مؤسسات مالی و اعتباری به شکل قرضه در جریان است.
3. سرمایه مجموعی: حاصل جمع سرمایه شخصی و سرمایه دیون یا قرضه است.
4. سرمایه اولیه یا ابتدایه: سرمایه است که در شروع فعالیت یک تصدی بکار میرود.
5. سرمایه مجدد: سرمایه است که بخاطر دوام شرکت بکار برده میشود. مثلاً یک تصدی عواید یک ساله خود را که بدست می آورد ازان معاش کارکنان،قروض، مالیات و فرسایشات(جمع فرسایش،کهنه شدن) راکشیده ویک مقدار آنراجهت تولید دوباره مواد مورد نیاز راخریداری میکند. همین سرمایه که دوباره بکار می اندازد سرمایه مجدد گفته میشود.
نوت: سرمایه اولیه جز سرمایه مجموعی بوده که تمام آن درشروع فعالیت بکار میرود. اما سرمایه مجموعی بصورت یکبارگی مورد استفاده قرار نمی گیرد.
5. مساوات اساسی محاسبه: درسیستم محاسبه مضاعف(دوچند) برای هرمعامله که دبت میگردد باید یک کریدت وجود داشته باشد و همچنان برعکس آن. مثلاً یک ماشین را بصورت قرض خریداری میکنیم. مقدار قرضه را درحساب دیون در ستون کریدت مینویسیم. برعلاوه ماشین را در بخش دارایی در ستون دبت میرسانیم.
مساوات اساسی محاسبه قرار ذیل است:
Assets = Liabilities + Stock holders Equity
سرمایه شخصی یا سرمایه سهمداران+دیون = دارایی ها
6. حساب کسه(پول نقد): حساب است که سرمایه نقدی تصدی را نشان میدهد و در موقع ضرورت ازان استفاده میشود.
7. دارایی های بانکی: دارایی است که در یک حساب معین بنام تصدی در بانک گذاشته شده و ازان زمانی استفاده صورت میگیرد که مبالغ تقدی در مصارف روزمره کفایت نکند.
8. حساب طلبات: نشان دهنده طلبات یک تصدی است که بالای دیگر تصدی ها یا سایر اشخاص دارد. طلبات میتواند به سه طریق صورت گیرد:
1. به اساس امتعه که به قرض به فروش رسیده است.
2. به اساس انجام خدمت. مثلاً یک کارگر برای یک کسی کارمیکند اما مزدش را اخذ نکرده است. که همین مزد را طلب کارگر بالای شخص مذکور می نامند.
9. حساب دائنین(مجع دائن، قرضه دهنده): قرضه دهندگان عبارت از اشخاص و مؤسسات میباشند که برای تصدی امتعه و خدمات فرستاده اند اما طلب آنها بالای تصدی باقی مانده است.
10. سال مالی: معمولاً دوازده ماه را در بر میگیرد که فعالیت های یک تصدی با شروع این سال شروع و با ختم آن انجام میپذیرد.
11. امتعه: تمام اجناس و اموال که به مقصد تولید و فروش خریداری میگردد عبارت از امتعه است.
12. دبت و کریدت: دبت و کریدت در زمان ثبت معاملات استفاده شده که نشان دهنده ستون های یک حساب میباشند، دبت نشان دهنده ستون چپ و کریدت نشان دهنده ستون راست یک حساب میباشد. این اصطلاحات در محاسبه کاربرد زیاد دارد که در صورت عدم توجه به آنها ممکن فعالیت های مالی انجام شده یک تصدی غلط به ثابت شود. دبت و کریدت د رحسابات مختلف دارای معنی ومفهوم مختلف میباشند.
مثلاً در تمام دارایی ها(ثابت وسیار) و مصارف ستون دبت افزایش و ستون کریدت کاهش را نشان میدهد. اما در معاملات مربوط به دیون، سرمایه و عواید برعکس آن است.مساوی بودن دبت و کریدت در حسابات اساس مهم را برای ثبت معاملات در سیستم مضاعف تشکیل میدهد. خلاصه قاعده دبت وکریدت:
|
عوامل |
کاهش |
افزایش |
|
دارایی ها |
Credit |
Debit |
|
سرمایه |
Debit |
Credit |
|
دیون |
Debit |
Credit |
|
عواید |
Debit |
Credit |
|
مصارف |
Credit |
Debit |
برای مثال کا فیست یکی از عوامل ذیل را به توضیحات گیریم.